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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique a été mise à jour le 14 avril 2024.

AVANT-PROPOS

Nous avons recours à un certain nombre de mécanismes de sécurité pour protéger la vie privée des Utilisateurs de la plateforme CareChain^MD, ainsi que la sûreté de leurs Données médicales personnelles et Renseignements personnels (collectivement les « Renseignements » aux fins des présentes).

Tous les Fournisseurs CareChain sont engagés auprès de MultiCIM par une Entente juridique (les « Conditions d’utilisation du Fournisseur CareChain ») qui requiert le respect des politiques et procédures MultiCIM par rapport à la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation, l’élimination, la destruction et la protection des Renseignements.

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») résume la manière dont MultiCIM collecte, utilise, divulgue, conserve, élimine, détruit et protège les Renseignements, ainsi que les Données (tout renseignement qui ne peut servir à identifier un individu) dans le cadre de ses activités de prestation de Services de soins de santé. Nous nous engageons à respecter la Politique, ainsi que toutes les lois provinciales et fédérales en vigueur. Veuillez remarquer que les Fournisseurs CareChain sont aussi soumis à leurs propres exigences réglementaires en matière de collecte de Renseignements, dans le cadre de la prestation de Services de soins de santé, et que CareChain leur permet de satisfaire à celles-ci.

Le vocabulaire en majuscules utilisé dans la Politique a le même sens que celui des Conditions d’utilisation (les « Conditions »). Vous trouverez par ailleurs un glossaire annexé à la présente politique. En cas de question, veuillez communiquer avec notre Responsable de la confidentialité, dont les coordonnées figurent ci-dessous.

COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

MultiCIM collecte et utilise les Renseignements dans la mesure où ceux-ci sont nécessaires à la prestation de Services de soins de santé auprès d’individus âgés de 14 ans et plus ayant accepté les Conditions. À cette fin, notre collecte ne s’en tient qu’au strict minimum.

Tel que nous l’avons mentionné au préalable, les Fournisseurs CareChain sont responsables de la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation, la destruction et la protection de ces Renseignements. Par conséquent, la description ci-dessous ne concerne que l’utilisation générale de ces Renseignements par MultiCIM, aux fins de facilitation de la prestation de ces Services de soins de santé. Le Fournisseur CareChain peut collecter ou non les Renseignements décrits ci-dessous dans le cadre de ses interactions avec l’Utilisateur.

Nous collectons vos Renseignements et utilisons ceux-ci à des fins d’inscription, de création de Compte Utilisateur, d’authentification lors de la connexion et de personnalisation de l’expérience CareChain. Nous confirmons votre admissibilité aux Services de soins de santé CareChain à l’aide du lieu de domicile et de la date de naissance fournis au moment de votre inscription.

Vous pouvez décider de fournir ou non certains Renseignements à CareChain, tels que votre contact en cas d’urgence, vos allergies, votre numéro d’assurance maladie, vos num;éros de police d’assurance et vos progrès quotidiens par rapport à votre programme de soins. Nous nous servons des Renseignements que vous saisissez ou chargez, ou qui sont créés dans le cadre de vos interactions avec un Fournisseur CareChain dans le but de vous être accessibles lorsque vous vous connectez à votre Compte Utilisateur. Nous utilisons parfois aussi les Renseignements pour évaluer et améliorer nos mesures de sécurité, et de prévention des pertes et de la fraude, et pour nous conformer à certaines exigences juridiques et réglementaires.

Nous ne vous demanderons votre numéro d’assurance maladie que si vos Services de soins de santé sont couverts par le régime public d’assurance maladie, ou si vous devez être recommandé par votre Fournisseur CareChain à un service couvert.

Nous collectons et divulguons vos Renseignements à des Tiers Payeurs afin de déterminer votre éligibilité aux paiements, de traiter les demandes de remboursement, de souscrire des polices d’assurance et de gérer les régimes d’assurance et de prestations, y compris les activités liées à l’enquête, à l’audit et à la prévention de la fraude et des abus au sein des égimes.

Il se peut que nous usions de ces Renseignements dans la création, la conception, l’exploitation, la présentation, le soutien et l’amélioration de CareChain, de son contenu et des publicités qui vous sont présentées dans le cadre de son utilisation (celles de MultiCIM ou de tierces parties), sauf dans les cas où vous avez choisi de ne pas recevoir ces dernières.

Lorsque vous visitez, utilisez ou interagissez avec CareChain, il se peut que nous recevions certains Renseignements au sujet de votre visite, votre utilisation ou vos interactions. Un exemple pratique : nous tenons compte du nombre de personnes qui se connectent à CareChain, des pages et fonctionnalités qui sont consultées par celles-ci, des domaines Web d’où proviennent ces visites et des navigateurs qui sont utilisés pour accéder à nos Services (p. ex. : Internet Explorer ou Edge de Microsoft, Firefox de Mozilla, Chrome de Google et Safari d’Apple). Vous trouverez ci-dessous d’autres exemples de Renseignements que nous pourrions recevoir :

• Données de registre : les Renseignements envoyés automatiquement par votre navigateur lorsque vous visitez CareChain. Ces données comprennent votre adresse IP, le type et les paramètres de votre navigateur, la date et l’heure de votre requête et vos interactions avec CareChain.
• Témoins : veuillez vous reporter à la section « Témoins et technologies connexes » ci-dessous pour en savoir plus sur l’utilisation des témoins.
• Appareil : comprend le nom de l’appareil, du système d’exploitation et du navigateur que vous utilisez. Les Renseignements collectés peuvent varier selon votre appareil et ses paramètres.
• Usage : nous collectons des Renseignements au sujet de la manière dont vous utilisez CareChain, comme le contenu que vous y consultez, les fonctionnalités que vous utilisez, les actions que vous entreprenez, et le temps, la fréquence et la durée de vos activités.

Il se peut que les Fournisseurs CareChain collectent certains Renseignements à votre sujet dans le cadre des Services de soins de santé, lorsque vous visionnez les Renseignements saisis ou chargés dans CareChain (c.-à-d. : lorsque vous remplissez certains questionnaires dans le but de recevoir des Services de soins de santé), ou lorsque vous créez ou compilez des Renseignements dans CareChain. Les Renseignements qui pourront être visualisés par les Fournisseurs CareChain comprennent : les renseignements saisis dans le cadre d’une demande de Services de soins de santé, par vous, par votre médecin de famille ou par un autre fournisseur de soins vous recommandant à ceux-ci; les renseignements saisis ou chargés par vous dans votre profil; les renseignements créés lors d’une interaction préalable avec CareChain ou l’un de ses fournisseurs; le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, le sexe, le genre, la date de naissance, l’adresse de domicile (ou de lieu de travail, le cas échéant) et les coordonnées du médecin traitant saisis lors de votre inscription; et le nom et les coordonnées de votre contact en cas d’urgence.

Les Fournisseurs CareChain se servent de ces Renseignements pour vous offrir leurs Services de soins santé et sont contraints, comme le sont tous les fournisseurs de soins de santé agréés, de respecter les lois de protection de la vie privée et obligations d’archivage médical auxquelles ils sont soumis dans le cadre de leurs activités. Il se peut que les Fournisseurs CareChain créent certains Renseignements à votre sujet suite à vos interactions avec eux sur la plateforme. Il se peut qu’ils exportent ou impriment les Renseignements ainsi collectés. Ils auront l’obligation de compiler un dossier médical local et d’imprimer une copie physique du Dossier de patient conservé dans CareChain.

Les Fournisseurs CareChain pourraient, mais ne sont pas contraints de, communiquer avec votre contact en cas d’urgence s’ils ont raison de croire que vous êtes aux prises avec une urgence médicale à quelconque moment pendant votre Service de soins de santé. Il en va de votre responsabilité d’aviser ce contact que vous avez donné son nom et ses coordonnées à MultiCIM et aux Fournisseurs CareChain, et d’obtenir son consentement préalable pour l’envoi et l’utilisation de ces renseignements en lien avec CareChain.

UTILISATEURS ADMISSIBLES AUX SERVICES DE SOINS DE SANTÉ

Pour effectuer la demande de Services de soins de santé, vous devez sélectionner un Service de soins de santé particulier hébergé dans CareChain. Un médecin traitant (c.-à-d. : votre médecin de famille) ou un Fournisseur CareChain peut par ailleurs sélectionner un Service de soins de santé particulier ou divulguer un symptôme applicable en votre nom, en vous recommandant ailleurs sur la plateforme.

Nous nous servons de ces Renseignements pour vous offrir les Services de soins de santé que vous demandez ou auxquels vous êtes recommandés, ou lorsque nous devons vous appeler ou vous écrire au sujet de ceux-ci. CareChain met les Renseignements fournis dans votre demande ou recommandation pour Services de soins de santé à la disposition de ses fournisseurs. À moins que vous n’ayez choisi de limiter l’accès aux Renseignements détenus par CareChain à votre sujet, le fournisseur pourra les consulter au besoin. Nous vous aviserons de l’état de votre Service de soins de santé ou de toute autre demande par téléphone, courriel ou message texte.

Les Renseignements que vous saisissez nous serviront aussi à vous offrir les Services que vous nous demandez d’effectuer en votre nom, p. ex. : de télécopier un sommaire de vos Services de soins de santé à votre médecin de famille ou à un autre fournisseur de soins de santé désigné, ou de faciliter la recommandation à un autre service, à l’intérieur ou à l’extérieur du Réseau CareChain.

Nous nous servirons de vos renseignements si nous avons à vous rejoindre par téléphone, courriel ou message texte pour vous aviser des Services que vous avez demandé où auxquels vous avez été recommandés. Nous vous aviserons, par exemple, de l’état de votre Service de soins de santé ou de toute autre demande.

Il se peut que nous collections certaines données géographiques par le biais de votre adresse IP lorsqu’il est approprié de le faire pour faciliter l’obtention des Services de soins de santé demandés ou auxquels vous avez été recommandés, p. ex. : pour nous assurer que vous avez été mis en contact avec un fournisseur agréé dans votre région. Nous nous servirons aussi de votre adresse IP à des fins de sécurité, p. ex. : lorsque vous consulterez l’activité de votre compte dans les paramètres CareChain.

COMMUNICATIONS

Dans tout cas où vous nous envoyez des Renseignements au sujet d’un problème médical, et qu’un Fournisseur CareChain juge que vous nécessitez une attention urgente avant le Service prévu, MultiCIM se réserve le droit de communiquer avec vous à tout moment, à l’aide des coordonnées fournies. Nous ne communiquerons avec vous que pour vous aviser qu’un Fournisseur CareChain a jugé qu’à partir des Renseignements fournis votre service ne peut avoir lieu, car vos symptômes dénotent une urgence médicale.

Mises à jour et marketing : à titre d’Utilisateur CareChain, il se peut que de temps à autre, nous vous envoyions certaines communications d’intérêt général, incluant les mises à jour des présentes, de nos Conditions d’utilisation et de nos logiciels; et que nous vous informions de produits et événements qui pourraient vous intéresser ou vous concerner. Nous vous demanderons de consentir à recevoir ces communications marketing au moment de votre inscription auprès de CareChain. Vous pouvez décider d’arrêter ou de commencer à recevoir ces communications en mettant à jour les préférences de votre Compte utilisateur. Par souci de clarté, les communications d’intérêt général incluant les mises à jour de nos politiques, conditions d’utilisation et logiciels ne sont pas des communications marketing.

Service à la clientèle : si vous nous contactez par courriel, par télécopieur, par la poste ou à l’aide d’un formulaire « Pour nous joindre », nous collecterons le nom et les coordonnées fournis et les utiliserons pour vous répondre.

Seul notre Personnel a le droit d’accéder à ces Renseignements, et seulement dans la mesure prévue par l’exercice de leurs fonctions. Il est attendu de nos employés qu’ils protègent ces Renseignements et qu’ils préservent votre confidentialité en se conformant à nos politiques et procédures, ainsi qu’à la loi en vigueur.

DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS

MultiCIM s’engage à ne pas divulguer, partager, vendre ou louer vos Renseignements sans votre consentement (sauf dans la mesure où nous devons divulguer certains Renseignements aux Fournisseurs CareChain, Tiers Payeurs, prestataires de soins référents, à votre contact en cas d’urgence ou pour nous conformer à une exigence juridique ou réglementaire, telles qu’elles sont décrites par les présentes), à moins que nous ne le jugions nécessaire de toute bonne foi pour nous conformer aux lois ou règlements en vigueur; pour répondre à une citation, une ordonnance ou toute obligation juridique similaire; pour asseoir ou exercer nos droits, ou pour nous défendre dans le cadre d’une poursuite judiciaire; ou à toute fin d’enquête, de détection, de suppression ou de prise de mesures par rapport à toute activité illégale ou interdite, toute fraude suspectée ou toute situation menaçant potentiellement la réputation ou la sécurité de quelconque individu. Il se peut que nous utilisions ou divulguions vos renseignements, mais jamais vos Données médicales personnelles, lors de la mise en marché d’un produit ou service, soit directement ou par le biais d’un fournisseur ou partenaire à qui cette tâche aurait été déléguée.

Nous faisons appel à certains prestataires de services tiers domiciliés à l’extérieur de votre province pour l’exploitation de quelques-unes des fonctions de CareChain, et il se peut par conséquent que certains vos Renseignements soient traités à ces endroits. De manière explicite, nous faisons appel à Microsoft Azure pour les services d’hébergement en nuage de CareChain au Canada (Canada â – https://azure.microsoft.com) et à Vonage (États-Unis – https://www.vonage.com) pour le fonctionnement de l’authentification à 2 facteurs et la prise de rendez-vous virtuels. Nous utilisons aussi BlueSnap (États-Unis – https://www.bluesnap.com) pour traiter nos transactions de carte de crédit en ligne et TELUS Santé pour le traitement en ligne des demandes d’indemnisation (Canada – https://www.telus.com/fr/health). MultiCIM a conclu une Entente avec chacun de ces prestataires de services afin de s’assurer que ceux-ci :

• mettent en place et maintiennent les mesures de sécurité adéquates pour la protection de vos Renseignements;
• n’accèdent à vos Renseignements qu’aux fins prévues par l’entente de service en question;
• ne conservent jamais vos Renseignements après le terme de l’entente de service en question.

Ces prestataires de services s’engagent à aviser MultiCIM dans les plus brefs délais de toute atteinte à la confidentialité de leurs services, et cette dernière se réserve le droit d’effectuer certaines vérifications auprès d’eux, dans le but d’assurer leur conformité à cet égard. MultiCIM et les prestataires de services s’engagent à respecter toutes les lois en vigueur en ce qui concerne la divulgation et l’utilisation de vos Renseignements.

Il se peut que nous divulguions certains Renseignements dans le cadre du contrôle diligent précédant toute transaction précédant une fusion, acquisition ou vente d’actifs. Nous nous conformerons aux exigences juridiques, incluant celles de vous aviser d’une telle divulgation, applicables lors de telles transactions.

CONSERVATION ET ÉLIMINATION DES RENSEIGNEMENTS

à moins que vous n’en fassiez la demande expresse, nous conserverons les Renseignements à votre sujet dans CareChain jusqu’à ce que votre Compte Utilisateur soit fermé, par votre main ou la nôtre. Au moment de la fermeture de votre Compte utilisateur, vous aurez l’occasion d’imprimer ou de copier vos Renseignements. Afin de nous assurer que les Fournisseurs CareChain puissent exercer leur droit de cacher certains Renseignements collectés lors de la prestation de Services de soins de santé auprès leurs patients, dans la mesure prévue par la loi, vous devrez demander l’accès à certains Renseignements concernant ceux-ci directement auprès des Fournisseurs CareChain. Au moment de la fermeture de votre Compte utilisateur, après avoir eu l’occasion d’imprimer ou de copier vos Renseignements, nous supprimerons ceux-ci de votre Compte utilisateur, sauf dans les cas où ils doivent être conservés par les Fournisseurs CareChain en lien avec un Service offert par ces derniers ou si cela est requis par la loi. Le cas échéant, MultiCIM détruira ces Renseignements dès que le Fournisseur CareChain aura obtenu les copies souhaitées ou si celui-ci cesse son association avec MultiCIM.

ACCÈS ET MODIFICATION DES RENSEIGNEMENTS

Vous pouvez accéder à vos Renseignements et vous assurer que ceux-ci sont exacts et actuels en vous connectant à votre Compte Utilisateur, au https://www.carechain.app/login.

Il en va de votre responsabilité que les Renseignements saisis dans CareChain soient exacts. Vous pouvez actualiser ou modifier tous vos Renseignements, mis à part ceux créés par l’un de nos Fournisseurs CareChain dans le cadre d’un Service de soins de santé, en vous connectant à votre Compte Utilisateur.

Communiquez avec le Fournisseur CareChain en question pour y accéder ou pour demander la correction de Renseignements qui sont conservés dans leurs archives médicales.

Vous pouvez demander la copie des Renseignements à votre sujet conservés dans CareChain en vous connectant à votre Compte Utilisateur. Vous pouvez choisir de recevoir celle-ci en format .pdf (Portable Document Format) ou .csv (structuré dans un format séparé par la virgule). MultiCIM peut prendre jusqu’à cinq (5) jours ouvrables pour traiter votre demande. Vous êtes seul responsable de ces Renseignements ainsi exportés. MultiCIM rejette toute responsabilité possible par rapport à la distribution, au partage ou à la divulgation de tels Renseignements ainsi exportés.

VOS CHOIX

CareChain offre certains choix et paramètres de protection de la vie privée. Parmi ceux-ci :

• Vous pouvez activer l’authentification à deux facteurs de votre Compte utilisateur afin que personne d’autre ne puisse y accéder. En ce faisant, vous devrez, en plus de votre mot de passe, saisir le code que nous vous enverrons par courriel ou message texte chaque fois que vous souhaiterez accéder à CareChain. Cette étape additionnelle permet d’éviter qu’une autre personne accède à votre compte, à moins que celle-ci ne détienne votre identifiant, votre mot de passe et votre téléphone cellulaire or votre courriel.
• Lors de la demande de Services de soins de santé, vous pouvez choisir de limiter l’accès à certains Renseignements au Fournisseur CareChain (p. ex. : les notes de consultation et dossiers médicaux). Soyez conscient qu’il se peut que les Fournisseurs CareChain soient incapables de vous offrir le Service, le cas échéant. Ils vous aviseront eux-mêmes des conséquences de ce choix.
• Vous pouvez choisir :
  • de recevoir nos communications par courriel ou texto.
  • d’être contacté par des chercheurs souhaitant discuter de votre admissibilité et de votre intérêt envers certaines études cliniques. Votre participation à l’une de ces études nécessite votre assentiment sous forme de consentement éclairé signé. Vos Renseignements ne seront jamais divulgués à MultiCIM par ces chercheurs sans votre consentement explicite. d’empêcher les Fournisseurs CareChain qui vous offrent des soins de consulter certains Renseignements à votre sujet.

Veuillez communiquer directement avec nous au privacy@carechain.app si vous avez besoin d’aide avec les paramètres de protection de la vie privée ou si vous avez d’autres questions au sujet de l’utilisation de CareChain. Par ailleurs, vous pouvez nous joindre à tout moment si vous souhaitez cesser de recevoir des courriels ou autres correspondances de notre part, si vous avez besoin d’assistance pour consulter ou corriger certains Renseignements, ou si vous souhaitez fermer votre Compte Utilisateur. Pour protéger votre vie privée, il se peut que nous vous posions certaines questions afin de confirmer votre identité lorsque vous communiquez avec nous.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS

MultiCIM prend la sécurité de vos Renseignements au sérieux. Nous stockons vos Renseignements en sol canadien, sur supports électroniques à accès limité, dont l’emplacement est protégé par des mesures de sécurité physiques. De manière générale, nous avons en place les protections physiques, technologiques et opérationnelles nécessaires pour éviter la perte et le vol, ainsi que l’accès, l’utilisation et la divulgation non autorisés de vos Renseignements. Comme nous l’avons souligné auparavant, le Personnel MultiCIM est contraint à protéger vos Renseignements par les politiques, pratiques et lois en vigueur. Pour plus d’informations sur les mesures de protection de la vie privée, reportez-vous à la Description en langage clair de CareChain et des mesures de sécurité.

Vous avez aussi un rôle à jouer dans la protection de votre vie privée et de la confidentialité de vos Renseignements. Par exemple :

• Créez un mot de passe complexe et unique pour votre Compte Utilisateur à l’aide des directives mises à votre disposition, et mettez-le fréquemment à jour.
• Ne partagez pas votre mot de passe avec autrui. Nous ne vous demanderons jamais votre mot de passe, y compris dans les communications non sollicitées, comme les lettres, appels et courriels; veuillez nous rapporter tout incident où une telle requête vous est faite.
• Déconnectez-vous de votre Compte utilisateur lorsque vous mettez fin votre session; particulièrement si vous partagez votre appareil avec autrui.
• Assurez-vous d’utiliser un mot de passe complexe et unique pour accéder à votre appareil aussi.

COLLECTE, UTILISATION ET PARTAGE DES DONNÉES

En vertu des Conditions d’utilisation du Fournisseur CareChain, les Fournisseurs CareChain autorisent MultiCIM à collecter certains Renseignements Anonymisés et à utiliser ceux-ci à des fins incluant : les activités de contrôle de la qualité qui assureront que l’utilisation de CareChain a lieu conformément avec les Conditions d’utilisation du Fournisseur CareChain et les Conditions en vigueur; l’amélioration de CareChain et, de manière plus générale, de l’accès aux services demandés par les patients (en apprenant à comprendre les habitudes d’usage et d’utilisation des Utilisateurs et Fournisseurs CareChain); la tenue d’études académiques et la conception de sondages (qui seront publiés et remplis à la discrétion des utilisateurs). Ces Données ne serviront pas à identifier les individus auxquels elles appartiennent.

TÉMOINS ET TECHNOLOGIES CONNEXES

CareChain, ses messages électroniques et ses publicités ont parfois recours aux témoins et à des technologies connexes, telles que les pixels invisibles et balises Web. Les témoins (aussi connus sous le nom de témoins Web, témoins Internet, témoins navigateur, témoins HTTP ou « cookies ») sont de petits fichiers de données qui sont stockés sur l’ordinateur d’un Utilisateur pendant que celui-ci accède au Site CareChain. Ces technologies nous permettent de mieux comprendre les utilisateurs CareChain, d’analyser les tendances, et d’administrer, de personnaliser et d’améliorer l’expérience d’utilisation de la plateforme. Vous avez le choix d’accepter ou de refuser les témoins. Vous pouvez refuser les témoins en les désactivant ou en les bloquant directement dans votre navigateur Web. Vous trouverez comment faire dans la section « aide » de la barre d’outils. Si vous décidez de désactiver ou de bloquer les témoins, il se peut que vous perdiez l’accès à certaines fonctionnalités CareChain. Il se peut que nous donnions accès à notre plateforme à certaines tierces parties et sociétés de distributions de données à des fins publicitaires. Il se peut que ces sociétés usent aussi de témoins et de technologies connexes pour rapporter certains renseignements au sujet de vos visites sur les sites de CareChain et d’autres sociétés (par exemple : les sites Web que vous visitez en réponse aux publicités sur CareChain), afin de mesurer l’efficacité de nos campagnes marketing et de vous offrir les publicités les plus pertinentes possible, sur CareChain et ailleurs. En utilisant CareChain sans désactiver les témoins, vous consentez à leur utilisation, telle qu’elle est décrite dans les présentes.

LIENS, SITES WEB ET APPLICATIONS TIERS

Il se peut que CareChain mette à votre disposition certains liens vers des sites Web sur lesquels nous n’exerçons aucun contrôle ou pouvoir administratif. De tels liens ne font en aucun cas l’aval ou la recommandation à ces sites Web. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité associée à tout Site Web que vous visitez. La Politique ne peut être appliquée à aucun autre Site Web, dont nous fournissons ou non le lien, et nous rejetons toute responsabilité quant au contenu et aux pratiques de ces sites ou de leurs administrateurs. L’accès à ceux-ci vous est offert par souci pratique.

CHANGEMENTS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier la Politique à tout moment. Veuillez vous y reporter fréquemment afin d’être au fait des pratiques en vigueur de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation, de destruction et de protection des Renseignements.

COMMENT NOUS JOINDRE

En cas de question, de préoccupation ou de suggestion par rapport à nos pratiques de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec notre Responsable de la confidentialité. Veillez à inclure votre nom et vos coordonnées si vous souhaitez recevoir une réponse de notre part.

A/S de : Responsable de la confidentialité

privacy@carechain.app

GLOSSAIRE

« CareChain » est la plateforme de gestion des patients, accessible par Web ou application mobile et modifiable de temps à autre, offerte et administrée par MultiCIM et par le biais de laquelle les Fournisseurs CareChain peuvent : (i) recevoir et répondre à des demandes de Services de soins de santé; (ii) gérer les Dossiers de patients; (iii) recommander ces patients à d’autres fournisseurs du Réseau CareChain; (iv) échanger certaines Renseignement avec d’autres Fournisseurs CareChain, en leur offrant, par exemple, l’accès à certains Dossiers de patients.

« Fournisseur CareChain » signifie tout prestataire de soins de santé indépendant agréé qui a accepté  les Conditions d’utilisation du Fournisseur CareChain, et qui est autorisé par MultiCIM à utiliser et accéder à CareChain et à ses services associés.

« Réseau CareChain » signifie le réseau de prestataires de soins de santé indépendants agréés qui sont autorisés par MultiCIM à recevoir des recommandations pour des Services de soins de santé particuliers et à offrir ceux-ci dans la province ou le territoire sur lequel ils ont droit de pratique. Il comprend les Fournisseurs CareChain.

« Données » signifie les Renseignements Anonymisés collectés ou compilés par CareChain.

« Anonymisé », par rapport aux Renseignements, signifie le retrait de tout renseignement pouvant identifier un individu, ou à l’égard duquel il est raisonnable de prévoir, dans certaines circonstances, qu’il pourrait servir indépendamment ou en conjonction avec d’autres renseignements, à identifier un individu.

« Appareil » signifie tout appareil, mobile ou non, détenu ou utilisé par un Utilisateur, et par le biais duquel ce dernier accède à CareChain.

« Service de soins de santé » signifie toute évaluation ou tout traitement clinique particulier offert par un Fournisseur CareChain (dans la mesure prévue par l’éventail de pratiques et l’expertise de ce dernier) à un utilisateur; pour le diagnostic, le traitement ou la préservation de la condition physique ou mentale de ce dernier, la prévention d’une blessure ou d’une maladie, ou pour améliorer la santé de celui-ci; mis à la disposition des Utilisateurs dans la province ou le territoire où ils sont domiciliés, par le biais de CareChain.

« Dossier de patients » signifie tout dossier contenant des Renseignement au sujet d’un Utilisateur créé par un Fournisseur CareChain, en lien avec un Service de soins de santé particulier, dont la copie est conservée dans CareChain.

« Renseignements personnels » signifie tout renseignement au sujet d’une personne identifiable qui ne sont pas des Données médicales personnelles, sujette aux Lois de protection de la vie privée en vigueur, et qui est collecté, créé, compilé, utilisé, divulgué, transmis ou stocké de quelque autre manière qui soit dans CareChain.

« Personnel », en lien avec MultiCIM, signifie ses employés et ses agents, incluant les entrepreneurs indépendants pour lesquels MultiCIM est responsable en vertu de la loi.

« Données médicales personnelles » signifie tout renseignement au sujet de la santé d’une personne, sujette aux Lois de protection de la vie privée en vigueur, qui est collecté, créé, compilé, utilisé, divulgué, transmis ou stocké de quelque autre manière qui soit dans CareChain.

« Loi de protection de la vie privée » signifie toute loi applicable concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection des Renseignements dans la province ou le territoire dans lequel l’Utilisateur accède aux Services de soins de santé.

« Tiers Payeur » est une entité gouvernementale, une compagnie d’assurance, un employeur ou une autre partie autorisée qui est responsable des paiements relatifs à vos Services de Soins de Santé. Cette définition inclut non seulement ceux qui effectuent directement les paiements, mais aussi les administrateurs et les prestataires de services qui facilitent l’administration de ces régimes d’assurance ou de prestations.

« Compte Utilisateur » signifie un compte créé dans la plateforme CareChain pour une personne conformément à nos Conditions d’utilisation, et qui est par conséquent admissible aux Services de soins de santé sur la plateforme.

PRIVACY POLICY

This Privacy Policy was updated on April 14, 2024.

INTRODUCTION

We use a number of safeguards to protect the privacy of Users of the CareChain™ platform and the confidentiality of their Personal Information and Personal Health Information  (collectively referred to together in this Privacy Policy as “Information”).

All CareChain Providers have a legal agreement with MultiCIM (“CareChain Provider Terms of Use”) to abide by MultiCIM’s policies and procedures regarding the collection, use, disclosure, retention, disposal, destruction and protection of Information.

This Privacy Policy (“Policy”) summarizes how MultiCIM collects, uses, discloses, retains, disposes of, destroys, and protects Information as well as Data (information that does not identify an individual) in the course of providing Health Care Services. We are committed to complying with this Policy and with applicable provincial and federal privacy legislation. Please note that CareChain Providers have to meet their own regulatory requirements with respect to Information related to Health Care Services and use CareChain to satisfy these requirements.

The capitalized words and phrases used in this Policy have the same meaning as in our Terms of Use (“Terms”). You can also find a list of definitions at the bottom of this Policy. If you have questions, contact our Privacy Officer as indicated below.

COLLECTING AND USING INFORMATION

MultiCIM collects and uses Information only as necessary to provide Health Care Services to individuals who are 14 years of age or older and who have accepted the Terms. We minimize our collection and use of Information to what is needed for these purposes.

As mentioned, CareChain Providers are responsible for their collection, use, disclosure, retention, destruction, and protection of Information. As a result, the following description is an overview only of the use generally made of Information by MultiCIM for the purpose of facilitating the delivery of Health Care Services. A CareChain Provider may or may not chose to collect or use Information as described below in connection with a particular interaction with a User.

We collect and use your Information to register you, create your User Account, authenticate you when you log in and personalize your experience while using CareChain. We confirm your eligibility to use CareChain for Health Care Services by asking you to confirm your place of residence and date of birth that you provide when registering.

You may choose to enter your Information in CareChain, such as emergency contact, allergies, health card number, insurance policy number, and daily progress on your care plan. We use Information that you enter, or upload, or which is created as part of an interaction with a CareChain Provider to make it available to you when you access your User Account. We may also use Information for the evaluation and improvement of security measures, loss prevention and anti-fraud purposes, and to comply with regulatory and legal requirements.

We require your provincial health card number only when your Health Care Services are covered by public health insurance plans or in the event that your CareChain Provider refers you to health care services covered by such plans.

We collect and disclose your Information to Third-party Payors to determine your eligibility for payments, process claims, underwrite insurance policies, and administer insurance and benefits plans, including activities related to investigating, auditing, and preventing fraud and abuse within plans.

We may use Information to help us create, develop, operate, deliver, support and improve CareChain, its content, and the advertising provided to you through it (MultiCIM’s and third parties’) unless you have decided not to receive such advertising.

When you visit, use and interact with CareChain, we may receive certain Information about your visit, use or interactions. For example, we monitor the number of people that visit CareChain, which page(s) or features they accessed, the domains our visitors come from and which browsers people use to access CareChain (e.g., Microsoft Internet Explorer or Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome and Apple Safari). Other examples of Information we may receive:

• Log Data: Information that your browser automatically sends whenever you visit CareChain. Log Data includes your Internet Protocol (IP) address, browser type and settings, the date and time of your request, and how you interacted with CareChain.
• Cookies: Please see the “Cookies and Similar Technologies” section below to learn more about how we use cookies.
• Device Information: Includes name of the device, operating system, and browser you are using. Information collected may depend on the type of device you use and its settings.
• Usage Information: We collect Information about how you use CareChain, such as the types of content that you view or engage with, the features you use, the actions you take, and the time, frequency, and duration of your activities.

CareChain Providers may collect Information about you when you provide it during Health Care Services, by viewing the Information that you have entered or uploaded to CareChain (e.g., through completion of an intake questionnaire for Health Care Service) and/or by creating or compiling Information in CareChain.  Information that will be available to CareChain Providers includes: the details that you provide in your Health Care Services  request or your family physician or another referring care provider provides in a referral for Health Care Services on your behalf; information you have entered or uploaded to your account profile; information created during earlier interactions through CareChain with other CareChain Providers; the name, email address, phone number, sex, gender, date of birth, home (and work, if applicable) addresses, and primary care provider information that you provided when you registered; and your emergency contact’s name and contact information

CareChain Providers use Information to provide you with Health Care Services using CareChain and, as with any health care provider, must comply with the privacy legislation and medical record-keeping obligations to which they are subject to when providing Health Care Services. CareChain Providers may create Information about your interaction with them through CareChain. They may export or print copies of your Information that they collect. They will be required to establish a local health care record and print a copy of the Patient Record maintained on CareChain.

CareChain Providers may, but are not required, to contact your emergency contact if they believe that you are dealing with a medical emergency during a Health Care Service. You are responsible for advising your emergency contact that you are providing their name and contact information to MultiCIM and CareChain Providers, and for obtaining any necessary consent from them for the provision and use of their information in connection with CareChain.

USERS ELIGIBLE FOR HEALTH CARE SERVICES

To request Health Care Services, you must select a specific Health Care Service using CareChain. A primary care provider (e.g., your family physician) or CareChain Provider may also select a specific Health Care Service or disclose applicable symptoms on your behalf by referral through CareChain.

We use this Information to provide you with Health Care Services that you request, for which you are referred, or to telephone, text or email you about such services. CareChain presents to CareChain Providers with the Information provided in your Health Care Services request or referral. Unless you have elected to withhold access to Information held in CareChain about you, the CareChain Provider will be able to view it too. We may also notify you about the status of your Health Care Service and other requests via telephone, email or text.

We also use Information that you enter to provide you with services that you request us to perform on your behalf, e.g., securely faxing a summary report of your Health Care Services to your family physician or another care provider of your choice, or facilitate a referral to other health care services, whether within or outside of CareChain.

We use your Information to telephone, text or email you to notify you about services that you request or are referred to. For example, we notify you about the status of your Health Care Service and other requests.

We may collect location data through the use of your IP address where applicable for Health Care Services you have requested or for which you are referred to, e.g., ensuring you are connected to a CareChain Provider that is registered and authorized to provide such services in the jurisdiction where you are located. We also use your IP address for security purposes, e.g., presenting you with information about your account activity in your account settings.

COMMUNICATING WITH YOU

Should you submit Information about a medical issue, which is deemed an emergency by a CareChain Provider prior to your scheduled Health Care Service, MultiCIM reserves the right to contact you at any time using any of the contact information you have provided. This contact is strictly for the purpose of informing you that a CareChain Provider has viewed the Information relating to your Health Care Service and has cancelled the Health Care Service based on their belief that your symptoms may represent a medical emergency.

Updates and marketing: From time to time, as a registered User of CareChain, we may send you service announcements, including updates to this Policy, the Terms and software and keep you posted on our latest products and any upcoming events that may be of interest to you or apply to you. Your consent to receiving marketing communications will be requested upon registration with CareChain. You may opt-out of (or opt-in to) receiving marketing communications by logging in to your User Account and updating your preferences. For clarity, service announcements including updates to our policies and the Terms and software are not considered marketing communications.

Customer Support: If you email, fax, write to us or complete a “Contact us” form, we will collect the name and contact information that you provide to us and will use it to respond to you.

We only permit our Personnel to access Information to the extent necessary to perform their designated functions. We require them to protect the Information and maintain its confidentiality by complying with our policies, procedures and applicable law.

DISCLOSING INFORMATION

MultiCIM will not disclose, share, sell or rent your Information with or to any third party (except to the extent we disclose to CareChain Providers, Third-party Payors, referring care providers, emergency contacts and in compliance with regulatory and legal requirements as set out in this Policy), except with your consent, or to the extent necessary, in our good faith judgment, to: comply with applicable laws or regulations, respond to a subpoena, order, or similar obligation to produce information; establish or exercise MultiCIM’s legal rights or defend against legal claims; or investigate, detect, suppress, prevent or take action regarding illegal or prohibited activities, suspected fraud, situations involving potential threats to the reputation or safety of any person.

We rely on third party service providers outside of your province to support features in CareChain, which may necessitate the processing of some of your Information to take place outside of your province. Specifically, we rely upon Microsoft Azure for the cloud hosting of CareChain in Canada (Canada – https://azure.microsoft.com) and Vonage (United States – https://www.vonage.com) to support CareChain’s 2-factor authentication and virtual appointments feature. We also rely upon BlueSnap (United States – https://www.bluesnap.com) for online credit transactions and TELUS Health for online processing of insurance claims (Canada – https://www.telus.com/en/health). MultiCIM has agreements in place with our service providers that ensures that they:

• have implemented and maintain adequate security measures to protect your Information.
• will use your Information only for the purpose of performing the service agreement.
• will not keep your Information after the expiry of our agreement with them.

These service providers will notify MultiCIM as soon as possible in the event of a confidentiality incident takes place on their end, and we have the right to conduct verifications of our service providers to determine their privacy compliance. MultiCIM and service providers are committed to complying with applicable legal requirements related to the disclosure and use of your Information.

We may disclose Information for the purposes of the due diligence required for or for the completion of a transaction such as a merger, acquisition or asset sale. We will comply with any applicable legal requirements, including notice requirements, that apply to such transactions.

RETAINING AND DISPOSING OF INFORMATION

Unless you otherwise direct us, we will retain your Information on CareChain on your behalf until such times as you or we terminate your User Account. On termination, you will have an opportunity to print or make copies of your Information. To ensure that CareChain Providers may exercise any authority they have to withhold Information they compile in connection with Health Care Services from patients under the law, you will be required to request any access you would like to your Information about your Health Care Services from CareChain Providers. On termination of your User Account, once you have been given the opportunity to print or make copies of your Information, we will delete the Information associated with your User Account, except Information that a CareChain Provider advises us he or she requires in connection with a Health Care Service the CareChain Provider provided or unless otherwise required by law. In such circumstances, MultiCIM will destroy the Information when the CareChain Provider has obtained a copy or terminates his/her account with MultiCIM.

ACCESSING AND CORRECTING INFORMATION

You can access your Information to check that it is accurate, complete, and up to date by logging in to your User Account at https://www.carechain.app/login.

You are responsible for ensuring the accuracy of Information you enter into CareChain. You may update and edit any of your Information, except Information a CareChain Provider has created during a Health Care Service, when you log in to your User Account.

Contact the CareChain Provider who provided the Health Care Services to access or request a correction to the Information that they hold in their medical records.

You can request that a copy of your Information in CareChain by logging in to your User Account. You may choose to receive a Portable Document Format file (.pdf) or a structured comma-separated file (.csv) of your Information. MultiCIM may require up to five (5) Business Days to process your request. You are solely responsible for any such exported Information. MultiCIM does not take responsibility for your distribution, sharing or disclosure of such exported Information.

YOUR CHOICES

CareChain offers you functionality and choices for protecting your privacy which include:

• You may enable two-factor authentication on your User Account to help ensure that only you can access your account. If you do, in addition to entering your password to log in to your account to access CareChain, we will send a code to your mobile number or email, which you will need to enter. This added security prevents anyone else from accessing your account unless they have access to your log in information and your mobile phone or email.
• When seeking Health Care Services, you may withhold Information, e.g., consultation information and medical records from CareChain Providers. Please be aware that CareChain Providers may be unable to provide you with Health Care Services as a result. They will advise you of the implications of your choice.
• You may choose:
  • whether to receive communications by email or SMS.
  • to be contacted by researchers to discuss your eligibility and interest in participating in clinical research studies. Your participation in any studies require researchers to obtain your signature on an informed consent document. Your Information will not be disclosed to researchers by MultiCIM without your express consent.
  • to stop CareChain Providers who are involved in your care from viewing your Information.

Please contact us directly at privacy@carechain.app for assistance with using the privacy functionality or with any questions about using CareChain. Additionally, you may contact us at any time to: stop receiving e-mails or other correspondence from us, seek assistance with viewing and correcting Information, and close your User Account. To protect privacy, we may request information to verify your identity when you contact us.

SAFEGUARDING INFORMATION

MultiCIM takes the security of your Information seriously. We store your Information in electronic format within Canada, using computer systems with restricted access and housed in facilities using physical security measures. More generally, we have in place appropriate physical, technological, and organizational safeguards to protect Information against loss, theft, and unauthorized access, use and disclosure. As mentioned, MultiCIM Personnel are obligated to protect Information by adhering to our policies, practices and applicable laws. For more information about privacy safeguards, refer to the Plain Language Description of CareChain and Security Safeguards.

You also play an important role in protecting your privacy and the confidentiality of your Information. For example:

• Create a strong and unique password for your User Account using CareChain’s password strength guidelines, and update it periodically.
• Do not share your User Account or password with anyone. We will never ask you for your password, including in any unsolicited communication such as letters, phone calls or email messages, so please contact us if you receive such a request.
• Log out of your User Account once you are finished using it, especially if you share your Device with anyone else.
• Have a strong and unique password on your Device, too.

COLLECTING, USING AND SHARING DATA

Under the CareChain Provider Terms of Use, CareChain Providers permit MultiCIM to collect de-identified Information and use the resulting de-identified data for purposes that include: quality control activities designed to ensure use of CareChain in compliance with the our CareChain Provider Terms of Use and the Terms; improving CareChain and more generally, the use of patient-initiated services (through an understanding of usage and utilization patterns by Users and CareChain Providers); conducting academic research and designing surveys (to be posted and completed at the discretion of Users). We will not use Data to re-identify individuals.

COOKIES AND SIMILAR TECHNOLOGIES

CareChain, email messages, and advertisements may use “cookies” and other technologies such as pixel tags and web beacons. Cookies (also called web cookies, Internet cookies, browser cookies, or HTTP cookies) are small pieces of data stored on User’s computer by the web browser while using CareChain. We use these technologies to better understand User behaviour, analyze trends, administer, personalize and improve the experience of using CareChain. You have the ability to accept or decline our use of cookies. You can refuse cookies by turning them off or blocking them in your Internet browser. You will generally find a “help” section on the toolbar. If you decide to turn off or block cookies, CareChain might not function correctly. At times, we may use third parties such as ad exchanges and data companies to serve our advertisements on CareChain. These companies may also use cookies and other technologies to report certain information about your visits to CareChain and other websites (such as web pages you visit from and your response to ads on CareChain) in order to measure the effectiveness of our marketing campaigns and to deliver ads that are more relevant and tailored to you, both on and off CareChain. By using CareChain and not turning off cookies, you are consenting to their use for the purposes described in this Policy.

LINKS AND THIRD-PARTY WEBSITES AND APPLICATIONS

CareChain may contain links to other websites that we do not own or operate. These links are not intended as an endorsement of or referral to the linked websites. We strongly encourage you to review the privacy policies applicable to any site you visit. This Policy does not apply to such linked pages or other sites, and we are not responsible for the content or practices of any linked websites or their operators which are provided solely for your convenience.

POLICY CHANGES

We reserve the right to amend our Policy at any time. Check back often to ensure you are aware of our current practices for collecting, using, disclosing, retaining, destroying, and protecting Information.

POLICY LANGUAGE

It is the express wish of the User and MultiCIM that this Policy, including notices and other communications, be drawn up in the English language only. Il est la volonté expresse des parties que cette politique, y compris les avis et les autres communications, soit rédigée et signée en anglais seulement.

CONTACT US

If you have any questions, concerns or suggestions about our privacy practices, please contact our Privacy Officer. Please include your name and contact information if you’d like us to respond to you.

ATTN: Privacy Officer

privacy@carechain.app

DEFINITIONS

“CareChain” means the MultiCIM patient management platform, which is a web or mobile application, as may be modified from time to time, provided by MultiCIM that enables CareChain Providers to: (i) receive and fulfill requests for Health Care Services; (ii) manage Patient Records; (iii) initiate patient referrals to other health care providers in the CareChain Network; and (iv) exchange relevant Information with other CareChain Providers, including sharing access to Patient Records.

“CareChain Provider” means an independent, regulated health professional authorized by MultiCIM, and who have accepted the CareChain Provider Terms of Use, to use and access CareChain and related services.

“CareChain Network” means a network of independent, regulated health professionals who are authorized by MultiCIM to receive referrals for specific health care services and licensed to provide such health care services in the province or territory in which they practice, including CareChain Providers.

“Data” means Information collected or compiled through the CareChain which has been de-identified.

“De-identify”, in relation to Information, means to remove information that identifies the individual or for which it is reasonably foreseeable in the circumstances that it could be used, either alone or with other information, to identify the individual, whereas “De-identified” and “De-identification” have corresponding meanings.

“Device” means a mobile or desktop device owned or controlled by a User and used to access CareChain.

“Health Care Services” means specific clinical assessment and/or treatment service provided by CareChain Providers (and which are within their scope of practice and expertise) to a User to diagnose, treat, or maintain a User’s physical or mental condition, to prevent disease or injury, or to promote a User’s health, which may be available to Users in their province or territory, through CareChain.

“Patient Records” means records containing Information about Users created by CareChain Providers in connection with the Health Care Services, a copy of which is maintained temporarily on CareChain.

“Personal Information” means information about an identifiable individual, which is not Personal Health Information, that is subject to Privacy Law and that is collected, created, compiled, used, disclosed or otherwise transmitted and/or stored on or by means of CareChain.

“Personnel” in relation to MultiCIM, means its employees and agents including independent contractors and sub-contractors, for whom MultiCIM is responsible at law.

“Personal Health Information” means information about an individual’s health or health care that is subject to Privacy Law and that is collected, created, compiled, used, disclosed or otherwise transmitted and/or stored on or by means of CareChain.

“Privacy Law” means the applicable legislation governing the collection, use, disclosure, and/or protection of Information in the province or territory in which a User receives Health Care Services.

“Third-party Payor” means any governmental entity, insurance company, employer, or other authorized party that is responsible for making payments with respect to a User’s Health Care Services. This definition includes not only those directly making payments but also administrators and service providers who facilitate the administration of these insurance or benefits plans.

“User Account” means an account created in the CareChain platform for an individual in accordance with our terms of use, and who is thereby eligible to receive Health Care Services through CareChain.